Faran när lägsta pris helt enkelt är orimligt lågt

Konkurrensen i offentliga upphandlingar har alltid varit hård, och inom entreprenadbranschen är den inte sällan så tuff att marginalerna blir små. Maskinerna är dyra och uppdragen eftertraktade. Det kan därför vara frestande att lägga ett konkurrenskraftigt anbud som kan uppfattas som för lågt.

För många anbudsgivare är hur som helst den naturliga strategin att lägga sig så lågt som möjligt. Men hur lågt är egentligen tillåtet – och vad händer när priset blir så lågt att beställaren börjar höja på ögonbrynen?

Då gäller det att se upp, kan man säga.

I takt med att upphandlingarna blivit mer detaljerade och priskonkurrensen hårdnat har fenomenet ”onormalt låga anbud” blivit allt vanligare. Det är en situation som både entreprenörer och beställare måste hantera med erfarenhet, kompetens och så kallad fingertoppskänsla.

I många entreprenadupphandlingar bygger anbudet på enhets- och timpriser: anläggningsmaskiner i olika viktklasser, antal anläggningsarbetare; specialutrustning, verktyg och tillbehör, med mera. Dessa multipliceras med uppskattade volymer och bildar den totala anbudssumman.

Men det händer att entreprenörer, efter kalkyler, landar i att vissa poster inte behöver bära någon kostnad alls. Kan vara bra i en konkurrenssituation, Men frågan blir då: får man sätta ett pris på 0 kronor?

Svaret är ja. Enligt både LOU och LUF är nollprissättning i sig inte förbjudet. Däremot kan enskilda upphandlingar innehålla spärrar, exempelvis minimipriser för personalposter. Sådana krav är dock vanligare för arbetstimmar än för maskiner och hjälpmedel.

Men det finns en risk med den typen av kalkyler. Ett nollpris eller en extremt låg post kan trigga en begäran om förklaring från beställaren. Det innebär inte att anbudet är på väg att förkastas – men det innebär att anbudsgivaren måste visa att kalkylen håller.

Enligt 16 kap. 7 § LOU ska ett anbud förkastas om förklaringen inte är ”tillfredsställande”. Motsvarande regler finns i LUF. Syftet är att säkerställa att anbudet är seriöst och att entreprenören kan leverera utan att tumma på arbetsmiljö eller andra lagstadgade krav. Gör upphandlaren fel kan det leda till att utesluta en entreprenör och leda till överprövning. 

Lagtexten ger exempel på vad som kan förklaras, men listan är inte uttömmande. Entreprenören kan hänvisa till allt från särskilt gynnsamma leverantörsavtal till geografiska fördelar eller effektiv intern logistik. Det är anbudsgivaren som har bevisbördan. Och här uppstår ofta den svåra balansgången: hur mycket ska man avslöja?

En alltför knapphändig förklaring kan leda till att anbudet förkastas. Samtidigt vill få entreprenörer öppna boken helt och hållet – affärshemligheter är trots allt en del av konkurrenskraften. Sekretess kan begäras, men den är inte garanterad för all information. Detaljnivån i förklaringen varierar dessutom från fall till fall, och trenden är att det ställs högre krav på förklaringar av entreprenören.

Advokat Carl Johan Törnros förklarar:

– Ha en aktiv dialog med beställaren. Fråga vad de faktiskt behöver för att bedöma anbudets seriositet. Utgå från att beställaren inte känner din verksamhet. Förklara strukturer, samarbeten, kalkyler och kostnadsmodeller. Tydliggör att det är affärskritisk information som är sekretessbelagd, säger Törnros.

– Och många erfarna entreprenörer underskattar sina egna konkurrensfördelar – exempelvis starka leverantörsnätverk eller lokala förutsättningar som ger lägre kostnader.

Konkurrensverket anser att anbud som ligger 30 procent under genomsnittspriset alltid ska granskas och har lämnat rapport till regeringen att detta krävs för att undvika oseriösa aktörer. Lagändringen i detta fall föreslås träda i kraft i sommar.

Exempel på förklaringar som har godtagits i olika domstolsavgöranden har varit att entreprenören hänvisat till stordriftsfördelar som håller nere kostnader, att anbudsgivaren tidigare har varit leverantör och känner till den upphandlande organisationens tidigare inköpsmönster, eller att entreprenören har för avsikt att komma in på en ny marknad. Vilka förklaringar som ska anses vara godtagbara måste bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Av praxis framgår bland annat att det kan finnas godtagbara förklaringar till negativa delpriser.