Så tar du din plats i offentliga upphandlingar

Krav på omsättning, referensprojekt, certifieringar eller specifik maskinpark kan snabbt stänga dörren för mindre företag. Men det finns genvägar som är värda att testa om den upphandlande myndigheten visar intresse. Maskinentreprenörer är ofta bra på att samarbeta och ställa upp för kollegor. Underentreprenörer, maskinuthyrare och specialistbolag kan med fördel jobba tätare ihop.

Möjligheten att ”åberopa ett annat företags kapacitet” kan öppna dörrar. LOU och LUF tillåter att en leverantör får luta sig mot resurser som finns hos en annan aktör – något som de stora byggentreprenörerna ju gör när de åberopar kompetenta maskinentreprenörer som underentreprenörer i projekt. 

Maskinentreprenörer skulle i högre grad kunna fokusera på vissa typer av maskiner och ha överenskommelser om att hyra in en kollegas maskinpark och förare för vissa jobb, och tvärt om. Då blir parterna mer heltäckande och tillsammans konkurrenskraftiga mot de stora bygg-entreprenörerna till exempel.

Detta kan även gälla specialkompetens som rörläggare, sprängkompetens och andra med särskilda behörigheter. Detta öppnar också för möjligheten att kunna visa på referensprojekt, marksaneringar eller mer komplicerade vägbyggen som kanske har skett på annan ort än där maskinentreprenören vanligen arbetar. Samarbeten kan även göra att parterna tillsammans klarar upphandlingar som kräver hög omsättning eller soliditet.  

– Det krävs inga koncernband. Ett fristående företag kan ställa sina resurser till förfogande – så länge åtagandet är bindande och trovärdigt. I offentliga entreprenader handlar det ofta om ett antal typer av kvalificeringskrav: Ekonomiska krav, teknisk kapacitet samt maskinpark, certifieringar och arbetsledarkompetens, säger advokat Carl Johan Törnros på Terra Advokat som också är Maskin-entreprenörernas (ME:s) huvudsakliga entreprenadjurist med specialavtal för medlemskåren. 

Andra krav som regelmässigt finns i LOU-kontrakt är yrkesmässig erfarenhet och referenser från liknande projekt.

– Om entreprenören inte uppfyller kraven själv kan en extern enhet komplettera – men sambandet måste vara tydligt. Har upphandlingen krav på erfarenhet av ledningsschakt måste den åberopade parten ha just den erfarenheten, säger Törnros.

Men det måste var mycket tydligt. Den åberopade parten måste förbinda sig att ställa resurser till förfogande och visa hur resurserna ska användas i projektet.  Vid tekniska krav – som maskiner eller kompetens – innebär det ofta att den åberopade parten deltar i utförandet. Vid ekonomiska krav räcker det oftast med ett bindande finansiellt åtagande.  

– Partnern måste hålla måttet och det ska vara tydligt - annars faller anbudet, tilägger Törnros.

Vid åberopande av ekonomisk kapacitet får myndigheten kräva att den externa parten tar solidariskt ansvar för kontraktet. Det förekommer särskilt vid stora mark- och anläggningsentreprenader och i projekt med lång löptid.  Då är ekonomisk stabilitet alltid avgörande, kanske särskilt vid totalentreprenader.  

– Om den åberopade enheten inte levererar kan konsekvenserna bli kännbara. Anbudet kan förkastas, eller kontraktet kan sägas upp.  Entreprenören står alltid som ytterst ansvarig, säger Carl Johan Törnros.

För att lyckas är det avgörande att avtalen mellan parterna är tydliga och samarbetet stabilt redan innan anbudet lämnas. Märker upphandlaren att det är slirigt, så är det inte troligt att anbudet klarar första genomgången. Åberopande av kapacitet är alltså mindre lämpligt om det finns osäkerhet kring om partnern verkligen kan delta under hela kontraktstiden.

– Åberopande av kapacitet är ett kraftfullt verktyg för maskinentreprenörer som vill växa på den offentliga marknaden. Det gör det möjligt att kombinera resurser, maskiner och kompetens på ett sätt som kan ge fördelar om det görs rätt. Men det kräver ordning och reda; tydliga avtal, bindande åtaganden och en partner som går att lita på. För den som gör jobbet rätt kan åberopande vara nyckeln till att vinna upphandlingar som annars hade varit utom räckhåll, konstaterar Carl Johan Törnros.