Jurister och journalister har av naturliga skäl bred kunskap och erfarenhet av offentlighetsprincipen som innebär att allmänheten har rätt till insyn i och tillgång till information om statens och kommunernas verksamhet. Så kallade allmänna handlingar som finns hos myndigheter som till exempel kommuner, har man rätt att få ta del av. Skyndsamt, dessutom.
En hel del bygg- och maskinentreprenörer har också bra koll på regelverket och vet att det går att få ta del av handlingar som gäller offentlig upphandling. Har anbud med priser och tekniska lösningar kommit in till en offentlig beställare, så ska den i princip gå att få ta del av. Det är här regelverket kan tyckas lite snårigt, men desto viktigare att ha koll på.
– Huvudregeln är att handling som kommer in till en myndighet är en allmän handling. Offentlighetsprincipen medför att allmänheten har rätt att ta del av alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda. För den som lämnar anbud i en offentlig upphandling kan ovanstående vara både en bra och dålig nyhet; du kan få tag på information om alla andras anbud men de kan även få tag på ditt. Men det finns omfattande undantag från denna handlingsoffentlighet som omfattar just offentlig upphandling, säger Advokat Carl Johan Törnros på Terra Advokat.
Vid offentliga upphandlingar råder som huvudregel absolut sekretess från det att anbud inkommer till att avtal har slutits eller att ärendet på annat sätt slutförts. Den absoluta sekretessen gäller således huvudsakligen under det som kallas leverantörsprövnings-, anbudsprövnings- och utvärderingsfasen. Den absoluta sekretessen omfattar både innehållet i anbudet och uppgifter om vem som lämnat anbudet. Absolut sekretess är vad det låter som: Inga uppgifter över huvud taget får lämnas ut, oavsett värdet på informationen.
Men, sedan blir det intressant för entreprenörer. Många uppgifter kan bli offentliga och möjliga att ta del av efter det att upphandlingen är klar och en entreprenör gått igång med sitt uppdrag. Även fakturor som har skickats kan vara offentliga, och ger såklart information om prisbild och ändring och tilläggsarbeten (Ätor) i kontraktet.
– Efter ett tilldelningsbeslut, eller att ärendet avslutats av något annat skäl, kan uppgifterna i ett anbud eller erbjudande fortfarande omfattas av sekretess. Den senare sekretessen har då ett så kallat rakt skaderekvisit; vilket innebär att informationen kan komma att lämnas ut efter sekretessprövning. Kravet för att sekretess ska råda är att det kan antas att det allmänna eller entreprenören lider skada om uppgiften röjs, säger Törnros.
– Bestämmelsen om vad som omfattas av den här typen av sekretess är dock inte helt enkel att tolka då omfattningen är relativt bred. Uppgifter som typiskt sett omfattas av sekretess är till exempel uppgifter som rör kunder och referenser, personal, Cv:n, prisuppgifter och information hänförlig till anbudsgivande organisations verksamhet – till exempel tekniska lösningar, processer, metoder med mera.
I många fall ombeds entreprenören att ange vilka uppgifter denne önskar belägga med sekretess. En sån begäran är dock inte bindande; myndigheten kan fortfarande komma att lämna ut uppgifter efter en sekretessprövning. Men då vet myndigheten i varje fall vad entreprenören anser är känsligt; det är bra att även ange varför en viss uppgift bör sekretessbeläggas i ett anbud.
– Om en myndighet vägrar att lämna en allmän handling med hänvisning till att den är sekretessbelagd så går detta att överklaga. Dock har rättsutvecklingen pekat på att det har blivit svårare att få del av konkurrerande anbud. Tid kan då vara en viktig faktor. Har det gått en tid sedan anbudet lämnades kanske ett år – så kan det vara enklare att få ta del av uppgifter i anbudet, säger Advokat Törnros.
Det finns flera exempel i branschen på hur konkurrenter har använt sig av offentlighetsprincipen för att granska anbud, prisbilder, val av maskinlösningar med mera. Det kan ligga flera skäl bakom. Därför är det viktigt att påpeka vilka uppgifter man helst vill ska beläggas med sekretess.